Automatische Spesenabrechnung von YellowFox – Entlastung für Fahrer und Buchhaltung

Händisch ausgefüllte Spesenzettel gehören der Vergangenheit an, die Taschenrechner der Lohnbuchhaltung haben Pause: Spesenrelevate Abwesenheiten können dank Telematik von YellowFox automatisch erfasst und berechnet werden. Länderspezifische Spesensätze werden ohne manuellen Aufwand berücksichtigt.

YellowFox hat eine neue Zeitrechnung bei Spesenabrechnungen eingeläutet: An die Stelle händisch geführter Zettel treten automatisierte Prozesse. (Foto: YellowFox)
YellowFox hat eine neue Zeitrechnung bei Spesenabrechnungen eingeläutet: An die Stelle händisch geführter Zettel treten automatisierte Prozesse. (Foto: YellowFox)
Claus Bünnagel

Spesenabrechnungen gemäß Bundesreisekostengesetz (BRKG) gehören in vielen Unternehmen zu den monatlich wiederkehrenden Aufgaben für Mitarbeiter in der Buchhaltung oder Verwaltung. Ob Buchhalter oder Fahrer: Die Begeisterung über die aufwendige, händische Spesenabrechnung hält sich stets in Grenzen – bis jetzt. Denn mit der automatischen Spesenabrechnung von YellowFox lässt sich der bürokratische Aufwand der Reisekostenabrechnung auf ein Minimum verringern: Spesenabrechnungen effizient erstellen – ganz ohne handschriftliche Belege, ohne fehlerhafte Angaben, ohne Aufwand.

Vorteile der Spesenabrechnung für Arbeitnehmer
• Reisekostenformulare ausfüllen — entfällt
• Datenlücken oder Fehler in der Zettelwirtschaft — entfallen
• Übergabe von Spesen an die Buchhaltung — entfällt
• Persönlicher Jahresspesenbericht zur Vorlage beim Finanzamt

Vorteile der Spesenabrechnung für Arbeitgeber
• Sammeln/Anfordern der Formulare — entfällt
• Plausibilitätsprüfungen der Reisekosten — entfallen
• manuelle Eingabe der Rohdaten in Software — entfällt
• Verfügbarkeit der Spesendaten in Echtzeit

So funktioniert‘s

Die Telematik im Fahrzeug ermittelt alle notwendigen Daten zur Reisetätigkeit der Fahrer. Ob auf Basis der Länderpauschalen (gemäß Tabelle des Bundesfinanzministeriums) oder einer firmenspezifischen, individuellen Regelung. 

1. Stammdaten einmalig erfassen
• Personaldaten
• Wohnort und erste Tätigkeitsstätte
• ggfs. firmeneigene Spesensätze hinterlegen

Daten zur Spesenabrechnung werden automatisch gesammelt.

2. Spesenbericht erzeugen und prüfen
• Mitarbeiter und Zeitraum wählen
• Spesenabrechnung ansehen und prüfen 
• ggfs. Änderungen vornehmen und speichern

Automatische Reports via Serienfunktion möglich.

3. Spesenabrechnung abschließen
• Datenexport via Excel, CSV oder Schnittstelle
• Reisekostenabrechnung als Beleg im PDF-Format drucken
• komfortabel mit Kalenderübersicht

Verlässliche Ergebnisse dank belastbarer Fakten.

Spesenabrechnung: Funktionen im Überblick

Speseneditor: Erfasste Spesenkosten prüfen, ergänzen, korrigieren
In der Webansicht des YellowFox-Portals können Nutzer die einzelnen Reisekosten einer Auswärtstätigkeit sowie die dazugehörigen Fahrten oder Aufenthaltsorte prüfen und bei Bedarf ergänzen oder korrigieren. Dadurch wird der Aufwand für die Erstellung einer Reisekostenabrechnung und die Einhaltung der Reisekostenpauschale auf ein Minimum reduziert.

Druckfunktion: Spesenabrechnung ausdrucken oder als PDF speichern
Als Ausdruck für die Mitarbeiter oder zur Archivierung in traditioneller Papierform liegt die Spesenabrechnung mit allen wichtigen Details, den Summen der jeweiligen Positionen und einer Kalenderübersicht im PDF-Format bereit.

Datenexport: Spesen bequem als Excel-/CSV-Datei exportieren
Die YellowFox-Spesenabrechnung lässt auch in der Lohnbuchhaltungssoftware nutzen. Dabei werden Reisekostenabrechnungen als Microsoft Excel oder im CSV-Format in andere Programme übertragen. Auf Wunsch programmiert YellowFox dem Kunden eine individuelle Schnittstelle zur Lohnsoftware. 

Stammdaten: Einmalig hinterlegen, fertig
Die Basis für die automatisierte Reisekostenabrechnung ist das einmalige Anlegen und die regelmäßige Pflege der Stammdaten. Für die Berechnung der für Spesen typischen Tagessätze und Verpflegungsmehraufwendungen ist die Erfassung des aktuellen Hauptwohnortes zwingend notwendig. Zusätzlich muss die Adresse der ersten Tätigkeitsstätte einmalig angegeben werden — in der Regel die Firmenadresse oder das Home-Office. Anhand der hinterlegten Personaldaten können Auswärtstätigkeiten und damit verbundene Reisekosten automatisch als Spesen identifiziert und berechnet werden.

Spesensätze: Ländertabelle oder individuelle Spesenregelung
Die pauschalen Spesensätze (Reisekostenpauschale) variieren je nach Aufenthaltsland, teilweise sogar innerhalb eines Lands nach Region. Jährlich werden diese pauschalen Werte vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht und Veränderungen ausgewiesen. Die YellowFox-Spesenabrechnung greift automatisch auf die jeweils aktuellen Tabellen zu. Eine eigenständige Aktualisierung der allgemeinen Reisekostentabellen ist nicht nötig. Wenn Unternehmen individuelle Reisekostensätze für die Abrechnung vereinbaren, können diese im YellowFox-Spesenmodul hinterlegt werden. Einmalig eingepflegt finden diese entsprechend des Geltungsgebiets automatisch Anwendung.

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