Fahrtenbuch: Streitpunkt zwischen Unternehmen und Finanzämtern

Steuerberater Roland Franz fasst die wichtigsten Aspekte für das Führen eines Fahrtenbuchs zusammen.

Steuerberater Roland Franz: „Wenn die Bußgeld- und Strafsachenstelle z.B. im Rahmen einer Betriebsprüfung eine Urkundenfälschung feststellt, gibt sie den Fall an die Staatsanwaltschaft ab.“ (Foto: Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner)
Steuerberater Roland Franz: „Wenn die Bußgeld- und Strafsachenstelle z.B. im Rahmen einer Betriebsprüfung eine Urkundenfälschung feststellt, gibt sie den Fall an die Staatsanwaltschaft ab.“ (Foto: Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner)
Claus Bünnagel

„Auch wenn sich Unternehmer und Mitarbeiter die größte Mühe geben, die Prüfer des Finanzamtes finden doch meist Mängel oder Fehler beim Führen eines Fahrtenbuchs. Schon bei den kleinsten Mängeln verwirft der Prüfer des Finanzamts das Fahrtenbuch“, erklärt Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert.

Die Folge: Der zu versteuernde Betrag für die Privatnutzung des Firmenwagens und für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb wird entweder nach der 1-%-Regelung ermittelt oder er wird bei einer unterstellten betrieblichen Nutzung von weniger als 50 % geschätzt.

Anforderungen an das Fahrtenbuch

  • Die wichtigsten Voraussetzungen für das Führen eines Fahrtenbuches sind folgende:
  • Das Fahrtenbuch aus Papier muss in gebundener Form geführt werden
  • Der Unternehmer oder der Arbeitnehmer muss jede Fahrt – egal ob betrieblich oder privat – mit Datum, Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt aufzeichnen
  • Festzuhalten sind zudem das Ziel der Fahrt, der Reisezweck und die Namen der aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner
  • Die Aufzeichnungen müssen zeitnah, vollständig und korrekt in gebundener Form erfasst sein
  • Nachträgliche Änderungen dürfen entweder nicht möglich sein, oder sie müssen nachvollziehbar protokolliert werden

Typische Fehler beim Fahrtenbuch

Meldet sich ein Prüfer des Finanzamtes zu einer Betriebs- oder Lohnsteuerprüfung an, kommt es bei so manchem Betriebsinhaber in puncto Fahrtenbuch zu einer Kurzschlusshandlung. Die korrekten Aufzeichnungen werden für mehrere Jahre in ein neues Papierfahrtenbuch sauber und sorgfältig übertragen, damit der Prüfer des Finanzamtes keine Bedenken äußern kann. Dabei können genau diese neuen Aufzeichnungen steuerlich zum Verhängnis werden.

„Denn der Prüfer wird misstrauisch, wenn ihm ein Fahrtenbuch in einer gleichbleibenden Schriftform über viele Jahre immer mit dem gleichen Stift und ohne Gebrauchsspuren vorgelegt wird. Ein typischer Fehler bei dieser unnötigen Aktion ist die Verwendung eines Papierfahrtenbuchs, das für das Jahr, für das die Aufzeichnungen nachgetragen werden, noch gar nicht im Handel existiert hat“, gibt Steuerberater Roland Franz zu bedenken.

Die Folge: Der Prüfer wird das Fahrtenbuch als steuerlich unwirksam einstufen.

Fahrtenbuch muss gebunden sein

„Ein fataler Fehler liegt auch vor, wenn Sie für das Fahrtenbuch jeden Tag ein neues Blatt Papier verwenden und diese Blätter in einem Ordner abheften“, informiert Steuerberater Roland Franz und erläutert: „Das Fahrtenbuch muss in gebundener Form geführt werden. Nur so sind nachträgliche Manipulationen durch den Austausch von einzelnen Blättern nicht mehr möglich. Selbst wenn die Aufzeichnungen von Ihnen ehrlich geführt werden, ist bei einem ungebundenen Fahrtenbuch die steuerliche Verwerfung vorhersehbar.“

Das gleiche Problem hat man, wenn man jede einzelne Fahrt ehrlich und zeitnah in einer Excel-Tabelle einträgt. Auch hier wird das Finanzamt die steuerliche Wirksamkeit des Fahrtenbuchs verneinen. Denn bei Excel-Aufzeichnungen könnte der Unternehmer jederzeit Änderungen vornehmen, die nicht nachvollziehbar dokumentiert werden. Es genügt für die steuerliche Unwirksamkeit des Fahrtenbuchs also, dass die bloße Möglichkeit von Manipulationen besteht. Ob diese tatsächlich stattgefunden haben, muss der Prüfer nicht nachweisen.

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Typische Überprüfungsmethoden

Unabhängig davon, ob das Fahrtenbuch in Papierform oder elektronisch geführt wird, sind bei Betriebsprüfungen insbesondere folgende Überprüfungen der Aufzeichnungen zu erwarten:

  • Der Prüfer des Finanzamts vergleicht die Kilometerstände laut Fahrtenbuch mit den Werkstattrechnungen
  • Der Prüfer sucht nach Mängeln in den Aufzeichnungen (vergessene Fahrten, nicht eingetragene Fahrtziele, Änderungsmöglichkeit ohne Protokollierung bzw. ohne plausiblen Nachweis der Änderung)
  • Es werden die Telemetriedaten des elektronischen Fahrtenbuchs ausgelesen. Dabei sucht der Prüfer stichprobenartig nach Umwegfahrten aus privaten Gründen, die nicht aufgezeichnet wurden. Gesucht wird in diesen Daten auch nach Eintragungen, die nicht mehr zeitnah erfolgten

Strafrechtliche Beurteilung bei „Fehleintragungen“

Das Fahrtenbuch stellt, wie auch Rechnungen, eine Urkunde dar, weil es zum Beweis im Rechtsverkehr geeignet und bestimmt ist. Die Einzelheiten:

Das Fahrtenbuch ist eine Urkunde im Sinne des § 267 Strafgesetzbuch. Bei falschen Eintragungen und/oder bewussten Manipulationen macht man sich wegen Steuerhinterziehung strafbar.

Steuerberater Roland Franz fügt hinzu: „Wenn die Bußgeld- und Strafsachenstelle, die für die Aufklärung und Verfolgung von Steuerhinterziehungen zuständig ist, z.B. im Rahmen einer Betriebsprüfung eine Urkundenfälschung – strafbar gem. § 267 StGB – feststellt, also inhaltlich falsche oder erfundene Eintragungen, gibt sie den Fall an die Staatsanwaltschaft ab.“

Fazit: Zu dem Verfahren wegen Steuerhinterziehung kommt ein Verfahren wegen Urkundenfälschung hinzu.