Rechnungen: Das muss drinstehen

Pflichtangaben in der Rechnung (Rechtsstand: 6/2024)

1. Angabe des eigenen Namens: Man muss als leistender Unternehmer und Rechnungsaussteller seinen vollständigen Namen angeben. Betreibt man kein Einzelunternehmen, führt man eine Personengesellschaft (z.B. GbR oder OHG) oder eine Kapitalgesellschaft (z.B. UG oder GmbH), muss der Name der Gesellschaft in der Rechnung genannt werden.
2. Angabe der eigenen Anschrift: In der Rechnung muss außerdem die vollständige Geschäftsanschrift, beziehungsweise bei Gesellschaften deren Geschäftsadresse angegeben werden. Unter dieser Anschrift muss man postalisch erreichbar sein. Es muss nicht die Anschrift sein, unter der man seine wirtschaftliche Tätigkeit ausübt. (Abschn. 14.5 Abs. 2 Satz 5 UStAE; BMF-Schreiben v. 7.12.2018 – III C 2 – S 7280-a/07/10005 :003; EuGH, Urteil v. 15.11.2017 - C-374/16 und C-375/16 [ZAAAG-62440]; BFH, Urteile v. 13.6.2018 - XI R 20/14; v. 21.6.2018 - V R 25/15 und V R 28/16; v. 5.12.2018 - XI R 22/14.)
3. Name und Anschrift des Kunden: Die Rechnung muss an den Kunden gerichtet werden und dessen Namen sowie (Geschäfts-)Anschrift enthalten, da er der Leistungsempfänger ist, der die Vorsteuer geltend machen will. Ist der Kunde eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft, muss die Rechnung an die Personen- oder Kapitalgesellschaft gerichtet sein.
4. Angabe der Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: In der Rechnung muss man entweder seine Steuernummer oder seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben.
5. Rechnungsdatum: Die Rechnung muss ein Rechnungsdatum bzw. Ausstellungsdatum ausweisen. Dies ist der Tag, an dem man die Rechnung erstellt. Sofern man eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat, sollte aus Datenschutzgründen eher diese anstatt der Steuernummer verwendet werden.
6. Fortlaufende Rechnungsnummer: Weiterhin muss man eine fortlaufende Rechnungsnummer verwenden, damit das Finanzamt sicherstellen kann, dass die Rechnung nur einmal erstellt worden ist. Statt fortlaufender Nummern kann man auch Nummernkreise für zeitlich, organisatorisch oder geografisch abgegrenzte Bereiche bilden. Beispiel: U fängt jedes Quartal mit der Rechnungsnummer 1 an, fügt aber je nach Quartal eine I, II, III oder IV sowie das Jahr hinzu.
7. Bezeichnung der erbrachten Leistung: Man muss die erbrachte Leistung in der Rechnung bezeichnen. Bei einer Warenlieferung muss man die Art, das bedeutet die handelsübliche Bezeichnung und Menge der gelieferten Waren, angeben. Bei einer sonstigen Leistung (Dienstleistung) muss man den Umfang und die Art seiner Leistung konkret bezeichnen. Allgemeine Beschreibungen wie z.B. Beratung oder Handwerkerarbeiten reichen nicht aus. Ist eine Leistungsbeschreibung in der Rechnung zu umfangreich, kann man stattdessen in der Rechnung auf andere Geschäftsunterlagen, z.B. auf den zugrunde liegenden Vertrag, verweisen, in dem die Leistung genau beschrieben wird.
8. Zeitpunkt der Leistung: Weiterhin muss man in der Rechnung den Zeitpunkt nennen, an dem die Leistung erbracht wurde. Dabei genügt die Angabe des Monats, in dem die Leistung ausgeführt worden ist. Der Zeitpunkt der Leistung ist bei Lieferungen der Tag der Warenlieferung und bei sonstigen Leistungen, wie z.B. Handwerkerleistungen, der Tag der Vollendung. Erstreckte sich die Leistung über mehrere Monate oder Jahre, genügt die Angabe des gesamten Leistungszeitraums, z.B. von Mai bis Oktober 2024. Erstellt man die Rechnung noch am selben Tag Leistung, genügt der Hinweis: Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum. Bei Lieferungen kann die Angabe des Leistungszeitpunkts nicht durch die Beifügung des Lieferscheins ersetzt werden. Allerdings genügt der ausdrückliche Verweis in der Rechnung auf den Lieferschein, wenn sich aus dem Lieferschein das Lieferdatum ergibt.
9. Entgelt: Das Entgelt ist der Nettobetrag und somit ohne Umsatzsteuer. Hat man Leistungen zu unterschiedlichen Steuersätzen (19 % und 7 %) erbracht, muss man das Entgelt nach den Steuersätzen aufteilen. Sofern man ein Skonto gewährt, genügt die Angabe des Skontosatzes wie z.B. „2 % Skonto bei Zahlung bis zum…“. Den genauen Skontobetrag muss man nicht ausweisen. Besteht eine Bonus- oder Rabattvereinbarung, genügt in der Rechnung der Hinweis auf diese Vereinbarung. Beispiel: „Es gilt unsere Bonusvereinbarung vom …“.
10. Steuersatz und Steuerbetrag: Sowohl der Steuersatz von 19 oder 7 % als auch der Steuerbetrag, also die sich ergebende Umsatzsteuer, müssen in der Rechnung ausgewiesen werden. Bei unterschiedlichen Steuersätzen müssen Steuersatz und -betrag sowohl für die Umsätze zu 7 % als auch für die Umsätze zu 19 % jeweils getrennt genannt werden. Hat man eine umsatzsteuerfreie Leistung erbracht, muss in der Rechnung auf die Steuerbefreiung und den Grund für die Steuerbefreiung hingewiesen werden, z.B. durch den Hinweis „steuerfrei wegen Vermittlung von Versicherungen“ oder durch die Angabe des Paragrafen, aus dem sich die Steuerbefreiung ergibt. Auf die ermäßigten Steuersätze aufgrund der Coronapandemie wird verwiesen. (BMF: Ergänzung zum BMF-Schreiben v. 30.6.2020 über die befristete Absenkung des allgemeinen und ermäßigten Umsatzsteuersatzes zum 1.7.2020 und zu deren Anhebung zum 1.1.2021 (BMF, Schreiben v. 4.11.2020 - III C 2 - S 7030/20/10009 :016); Drittes Gesetz zur Umsetzung steuerlicher Hilfsmaßnahmen zur Bewältigung der Corona-Krise (Drittes Corona-Steuerhilfegesetz) v. 17.3.2021 (BGBl 2021 I S. 330); Viertes Gesetz zur Umsetzung steuerlicher Hilfsmaßnahmen zur Bewältigung der Corona-Krise (Viertes Corona-Steuerhilfegesetz) v. 22.6.2022 (BGBl 2022 I S. 911)).